Son dönemlerde hemen hemen her taraftan bu kelimeyi bolca duymaya başladık. Peki, hiç dijitalleşmeyi bireysel olarak, özel hayatınıza ya da iş hayatınıza sokmayı düşündünüz mü? Dijitalleşmeye nereden başlamalıyız? Çoğu insan buna nerden başlayacağını tam olarak bilemediği ve cesaret edemediği için çağımızın bu en önemli verimlilik atılımından uzak kalıyor.
Hepimiz, yüksek öğretim almış olan bir meslek grubunun üyeleriyiz. Kimilerimiz kendilerine ait olan işyerlerinde, kimilerimiz özel veya devlet ait olan kuruluşlarda kimilerimiz ise mesleğimizin dışında başka işlerle uğraşmaktayız. İşlerimiz sırasında kendi kendimize sorduğumuz ve kendimizi eleştirdiğimiz durumlar olmakta.”Aaa unuttum”,”Şu kağıt nerede”,”Nereye yazdım şunu, bir türlü bulamıyorum”,”Nasıl oldu da unutyum üstelik yazmıştım”cümlelerini benim gibi siz de telaffuz ediyorsunuzdur. Ayrıca çalışma ortamında da personeliniz bir şey unuttuğundan veya bir konu hakkındaki süreci sağlıklı takip edemediğinden dolayı sinirlendiğimiz oluyordur mutlaka.
Çözüm sadece yazmak değildir. Kağıtlar kaybolur, size zamanı hatırlatmazlar ve ayrıca ağaçlarımızı da korumamız gerekir. İşte en basit dijital başlangıç noktamız, dijital ortamda not tutmak, bu notları hatirlatmak olabilir. Bu konu ile ilgili birçok program var. Majör olarak sayabileceğimiz Evernote, One Note ve Keep. Bunlara artık harici beyin deniyor.
Bu programlar sadece not tutmak ile kalmıyorsunuz. Tüm belgelerinizi ve bilgisayar ekranında bulunan her şeyi kaydedebiliyor ve üstüne notlar alabiliyorsunuz. Örneğin aldığımız kartvizitler, sigorta poliçeleri, çeşitli yazılar, tapular, yemek tarifleri, planlar, krokiler, çeşitli resimler ve daha akla gelen pek çok belge. Ben şahsen belgelerimi bir tarayıcıdan tarayarak programın içine atıyorum; aslında tutmam gereken belgelerin ise klasör numarasını notun içerisine yazıyorum. Kartvizitler gibi aslının sizde kalmasının anlamı olmayan belgeleri de cep telefonumdan taratıyorum ya da iade ediyorum ya da kağıt dönüşüme atıyorum. Programda, karşılaştığınız olay ile ilgili arama yapmak istediğinizde belgelerin içindeki kelimeler de dahil olmak üzere arama yapabiliyorsunuz. Hatta elle tutulmuş notlarınızda bile el yazınızın çok kötü olmaması durumunda arama yapıp size cevap verebiliyorlar. Sistem, notlarınızı kaydetmiş olduğunuz yerlere göre de tasnifliyor. Cep telefonunuzun GPS ( küresel konumlandırma sistemi) ‘nden yararlanarak not aldığınız yerin kordinatları kaydediliyor. Tüm belgelerinizi istediğiniz ortamda ( Örneğin belge geçer (Fax), elektronik posta (mail), Whatsapp, Kısa mesaj (SMS)vb.) saniyeler içinde paylaşabiliyorsunuz. Cihazlarınızın bir önemi de yok. Tüm kayıt ettiğiniz bilgiler bulutta ( harici sanal bellek) tutuluyor. Cihazlarınız bozulsa, kaybolsa, çalınsa veya başka bir modelle değiştirseniz bile hiç bir sorun olmuyor. Herhangi bir cihazı elinize alıp 10 dakika içerisinde tüm tuttuğunuz kayıtlara ulaşabiliyorsunuz.
Bu tip programları ilk kullanmaya başladığınızda size zor gelebilirler. Çünkü kalem ve kağıt kullanmaya alıştığımız durumdan, ses, fotoğraf, elektronik posta ve çeşitli daha değişik yöntemlerle not almak için bir alışma süresi gerekecektir. Ama inanın ki bu alışma süresinden sonra, kesinlikle unutmanızdan dolayı veya çeşitli kayıplardan dolayı yaşadığınız mahcubiyeti ve zorluğu yaşamayacaksınız.
Gelelim takımınıza görevleri delege etmeye ve süreci kontrol etmeye; Liderlik zor iştir. Her ne kadar çoğu kişi tersini söylese de lider olarak doğulmaz, lider zaman içerisinde okuyarak ve kendinizi geliştirerek olunur. Gazi Mustafa Kemal Atatürk’ün bir sözünü hatirlatmak istiyorum: Çocukluğumda elime geçen iki kuruştan birini eğer kitaplara vermeseydim bugün yapabildiğim işlerin hiçbirini yapamazdim. Gelişimden kaçtığınız sürece bulunmuş olduğunuz ortamda liderliğiniz sadece göstermelik olur. Artık gelişimden en hızlı yararlanmanın yolu teknolojiden yararlanmaktır. Zamanında bir hayalim vardı. Tüm işlerimi bilgisayardan takip etmektir. Bu ortam o kadar değişti ki, artık cebinizde bulunun akıllı telefonlar ile bunu yapabilmek çok ama çok kolay. Büyük bir sorundur sizin vermiş olduğunuz görevlerin personel veya personelleriniz tarafından bir hakkın yapılması. Genellikle ya unutulur ya da ertelenir. İşte size bir dijitalleşme yöntemi daha : Takımınız ile süreç takip programları. Ben şahsen bu tip bir programı daha yeni keşfetmiş bulunuyorum. Birçok örneğin kolaylıkla uygulama mağazalarında bulabilirsiniz. Dikkat etmeniz gereken en önemli olay hemen hemen her platformda çalışıyor ve senkronize oluyor olmasıdır. Benim favorim Trello. Eskiden ben bu işi çalışanlarımla beraber ortak bir elektronik posta kutusu kullanarak yapmaya çalışıyordum. Ama yine de unutmalar veya atlamalar olabiliyordu. Şimdi ise her bir olay için kolaylıkla bir kart oluşturabiliyor, bu kartlara ses, yazı veya görüntü ile notlar alınabiliyor ve her bir olay için süreç takibini çok kolaylıkla yapabiliyorum. Böylelikle çalışma saatlerinizi çok daha verimli kullanabiliyorsunuz.
Günümüzde değişmeyen tek şeyin değişim olduğu dünyamızda , hayatınıza düzen ve başarı getirebilecek dijital bir başlangıç için daha ne bekliyorsunuz?
Saygılarımla
Halime Gökdemir
halimegokdemir 